會議紀要抄報抄送
一、公文的主送
確定公文的主送對象，有兩個因素：第一是行文關系。它分兩大類：垂直領導（包括業務指導）系統中的上行關系和下行關系；非垂直和無隸屬關系機構間的平行關系（與之相應的公文被稱之為：上行公文、下行公文、平行公文）。第二是公文的內容，即公務需要。機關之間只有在公文內容涉及到對方時，行文才可能發生。 確定上行公文（尤其是請示性公文）的主送對象，一般要遵循三個原則。①主送一個機關。現在有些機關的上行公文經常多頭主送，有人認為上行公文送的部門越多，問題就越容易解決。其實恰恰相反。請示公文多頭主送，受文的上級機關誰也不便單獨答復，問題反而容易擱淺。另外還有黨政不分的現象，要求政府或黨委單獨解決的問題，卻同時主送上級政府和黨委，使得政府和黨委都不便直接辦理；或者要求政府解決的問題，卻單獨以黨組或黨委的名義向上級政府主送，造成工作脫節。因此，應強調請示公文主送一個上級機關。如果一個機關受雙重領導，該機關的請示公文確需報請雙方領導機關時，應根據公文內容主送一個上級機關，同時抄報另一個上級機關。這樣被主送的上級機關就會視情況與另一個上級機關協調，并負責答復請示的問題。要求解決經費、物資、人員編制內容的公文，應當以政府或部門（指上一級政府所屬部門）的名義主送上級政府。如果認為需要上級黨委知道的，可以并報。公文主送應將政府放在前面（例如主送省政府的報告認為需要省委知道時，應寫成：“省政府并報省委”，而不要寫成“省委、省政府”）。②不越級主送。根據行文規則，上報的公文一般情況下應按隸屬關系逐級上報，主送直接上級機關。特殊情況下必須越級行文甚至主送更高層的上級機關時，必須將公文抄報越過的直接上級機關。③不宜以機關名義向領導個人主送。在實際工作中，有些機關經常向上級機關領導者個人主送機關的正式公文，這種作法很不妥當。公文主送領導者個人，一是容易誤事。一旦該領導同志外出，公文就可能被擱淺，別人也不便辦理。二是不利于正確決策。公文主送個人，上級機關具體承辦業務的人員有時掌握不了情況，無法根據全局綜合平衡、協調工作，及時向領導提供準確決策的依據，容易導致決策失誤。三是不符合集體領導的原則。在受文主體上，領導者個人是不能代表組織的。根據中央辦公廳和國務院辦公廳關于報送文件的有關規定精神，除上級領導同志專門交代或有特殊情況外，不宜向上級機關領導個人主送機關公文，文件抬頭都要寫給上級機關。筆者認為，如確需向上級主管領導者個人請示問題，反映情況時，最好是以機關負責人個人的名義向上級主管領導者行文。
下行公文的主送，與上行公文稍有不同。視公文內容需要，它可以主送一個機關，也可以同時主送數個機關。上級機關答復某一下級機關請示的問題時，一般來說只主送這一下級機關（如批復性公文）。當答復的問題帶有普遍性，需要其它下級機關知道或參照辦理時，可采用抄送的形式。如國務院辦公廳主送給湖北省人民政府辦公廳的《關于縣以上地方各級人民政府懸掛國徽和掛機關名稱牌子問題的復函》，已成為全國各級政府執行的文件。上級機關向所屬下級機關布置工作、發布命令、決定、行政法規和規章，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文等，要求下級機關辦理或共同執行事項時，常常主送所有或數個直接下級機關。與上行公文的主送一樣，下行公文的主送一般也不宜越級，確需越級時，也要抄送越過的機關。另外，下行公文也不宜以機關名義向個人行文。
平行公文的主送，情況比較復雜。由于平行公文的特殊性，可以不分地區、不分職別的確定主送對象，但它要分機關或單位的性質，要求具有行文關系這一條件。比如Ａ省要在Ｂ省的ＸＸ市建立干休所，Ａ省人民政府的有關職能部門就可以與Ｂ省ＸＸ市政府以“函”的形式聯系建立干休所的有關事項。因為Ａ省政府的有關職能部門與Ｂ省ＸＸ市政府具有行文關系，他們之間的行文是平行公文（有人認為只有在具有隸屬關系時，才具有行文關系，這是對行文關系的片面理解）。如果說某一政府將正式公文（包括平行公文，如“函”）主送給某一宗教寺院，人們一定會感到不可思議。由此可見，平行公文的性質雖然特殊，使用雖然廣泛，但也是有限
度的。其主送對象的確定也不能違反具有行文關系這一前提。那么如果政府確有公務涉及宗教寺院時應如何處理呢？筆者認為，政府應將其公文主送政府主管宗教事務的職能部門（如民族事務委員會、宗教局等），由其職能部門按職權行事。企業與政府之間的公務活動也基本如此。
公文抬頭的書寫，按有關規定，當主送機關不只一個時，機關名稱的排列首先是主辦機關，其次是其他機關。在這個原則下，按黨、政、軍、群的順序排列（聯合發文或平行公文，如周知性通知，有可能出現同時主送黨、政、軍、群有關部門的情況）。還有些公文，主送單位不宜做抬頭（例如會議紀要、頒布的條例、法規等，這些公文通常要求在標題下面注明公文公布或通過的時間。若再放抬頭，就破壞了公文的完整性，顯得很不協調），這時可將公文的主送機關放在文尾抄送欄中抄送機關的上面，其作用與放在前面是一樣的。國務院的一些文件就常采用這種方法。這里要特別強調一點，視公文需要，主送機關放前放后均可，但切記不可遺漏。一份本應有主送機關的公文如果沒有標明主送機關，那就是無的放矢，公文就失去了應有的效力。
二、公文的抄送
公文的抄送又分抄送與抄報兩種情況。
所謂抄送，是指對平級、下級或不相隸屬的機關；而抄報則是指對上級機關。這里所說的上級機關，是指具有隸屬關系的上級機關。
在實際工作中，無論是抄送還是抄報，都要注意下列幾個問題：
１．抄送（報）只限于同文件內容有關，需要對方知道或協作的機關，不能濫抄濫送。但也要注意不能漏抄漏報，以免工作脫節，不利于協調一致。
２．請示公文不要同時抄送下級或同級機關。
３．向下級機關的重要行文，要抄報直接上級機關。
４．向下轉發上級機關的文件，不要再抄報上級機關。
５．上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，要注意抄送另一上級機關。
６．聯合發文、或主送中已有的機關，不要再抄送。
嚴格地講，公文的抄送也必須具備有行文關系和公務需要這兩個條件。因為受文機關與發文機關之間的行文是建立在這兩個條件的基礎上的，因此，抄送機關作為受文對象的一部分也必須具備這兩個條件。對于沒有行文關系的機關或單位，是不能將公文抄送的。
公文抄送機關順序的排列，按有關規定，應是黨、政、軍各部門或單位；人大棠委會辦公廳（室）、政協辦公廳（室）、法院、檢察院另起一行，排在后面。
最后順便談談公文的發送。筆者近來發現，對有些機關，發文機關既不能主送，又不宜抄送，但公文的內容和精神又需要其了解時，就常采用發送的形式。由于接收公文的單位或機關不屬于受文對象，因此它可以不受行文關系的限制，發送機關也不在公文上標明。比如國務院的公文，是不能主送或抄送省、市級法院和檢察院的，但國務院的有關精神又需要這些機關了解，因此，就常采用發送的形式。各地在遇到此類情況時，不妨也試一試。
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